SEI/DPTO - 0919241

Dispõe sobre a implantação do Assentamento Funcional Digital – AFD, no âmbito da Defensoria Pública do Estado do Tocantins.

A DEFENSORA PÚBLICA-GERAL DO ESTADO DO TOCANTINS e a CORREGEDORA-GERAL DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO TOCANTINS, no uso das atribuições legais e,

CONSIDERANDO que a necessidade de preservação das pastas funcionais por prazo indeterminado gera crescente aumento da quantidade de documentos arquivados fisicamente, demandando espaço físico e pessoal para sua manutenção;

CONSIDERANDO que a eficiência operacional e a gestão de pessoas, documentos e informações são temas estratégicos de pleno interesse e consecução da Defensoria Pública;

CONSIDERANDO que a conversão da documentação física em acervo digital facilitará o acesso, bem como a gestão da informação e dos documentos de forma célere, eficaz e transparente, em conformidade com o que determina a Lei de Acesso à Informação – Lei Federal n° 12.527/2011,

Art. 1°. Instituir o Assentamento Funcional Digital – AFD como repositório digital dos documentos funcionais de membros e servidores da Defensoria Pública do Estado do Tocantins – DPE-TO, considerado fonte primária de informação, com vistas a aperfeiçoar o seu acesso, subsidiar a tomada de decisão e proteger os direitos e deveres institucionais e de seus agentes.

Art. 2º. O AFD é considerado documento arquivístico e deve obrigatoriamente seguir os seguintes critérios:

II - atender os requisitos para repositórios arquivísticos digitais confiáveis, devendo estar protegido de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados;

III - observar as normas e recomendações emanadas pela Administração Superior da DPE-TO;

IV - observar as regras de segurança, armazenamento e preservação, devendo estar protegido de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados;

V - cumprir os prazos de destinação estabelecidos na respectiva Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTD) vigente na Instituição;

VI - agrupamento por ordem cronológica, a fim de proporcionar celeridade no acesso às informações.

Art. 3º. O ODIN é a ferramenta de consulta ao histórico funcional que deve ser utilizada pelas unidades administrativas e servidores autorizados da Defensoria Pública do Estado do Tocantins.

Art. 4º. Compete à Diretoria de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento, à Corregedoria Geral e à Diretoria de Tecnologia da Informação a implantação do AFD, mediante infraestrutura adequada ao armazenamento e preservação dos documentos, consoante os requisitos legais para repositórios arquivísticos digitais.

Parágrafo único. O processo de implantação do AFD, previsto no caput deste artigo, será realizado por meio da:

I - digitalização dos documentos que integram os assentamentos funcionais físicos, excluídos os documentos médicos não previstos na Tabela Única de Documentos Funcionais (TUDF);

II - inclusão dos documentos funcionais natos digitais gerados pelo sistema específico, desde a sua implantação, no sistema de gestão do AFD.

Art. 5°. A digitalização dos documentos dos assentamentos funcionais físicos contemplará as seguintes atividades:

I - reorganização arquivística e preparação dos documentos funcionais das pastas físicas constantes dos acervos pertencentes às respectivas unidades gestoras, com procedimentos de higienização e digitalização adequados à preservação documental;

II - digitalização dos documentos dos assentamentos funcionais físicos já higienizados e preparados para o procedimento de captura das imagens, com inclusão de dados para sua identificação e a sua devida classificação de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTD) aprovada pela instituição;

III - assinatura com certificado digital, consistente nos procedimentos de aposição de assinatura digital, protegendo-os de alterações;

IV - registro referente ao procedimento de inclusão de informações e descrição arquivística desses documentos funcionais (representantes digitais) no sistema específico definido para sua gestão.

Art. 6º. A inclusão de documentos funcionais no AFD deve observar a Tabela Única de Documentos Funcionais (TUDF) expedida, aprovada e publicada pelo Defensor Público-Geral.

§1º. A gestão do AFD será desempenhada, conjuntamente, pela Diretoria de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento e Corregedoria Geral.

§2º. Havendo necessidade de inclusão ou exclusão de novos tipos de documentos na TUDF, esta deverá ser solicitada e encaminhada aos gestores do AFD, acompanhada de justificativa, os quais decidirão a respeito do pedido.

§3º. A inclusão, a alteração e, sobretudo, a eliminação de documentos do AFD somente poderá ser feita pelas unidades autorizadas por esta norma ou pelos gestores do AFD.

Art. 7°. Os documentos natos digitais e os documentos digitalizados a partir de documentos originais, capturados para o sistema a ser utilizado, serão considerados válidos para todos os efeitos legais.

§ 1° As cópias físicas de documentos inseridos no AFD poderão ser eliminadas.

§ 2° Os documentos originais digitalizados e inseridos no sistema que gerenciará o AFD deverão ser preservados, observando os prazos e procedimentos arquivísticos determinados pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTD).

Art. 8º. O arquivamento dos documentos no AFD deverá atender aos seguintes requisitos:

III - constar data, nome, matrícula e assinatura digital do servidor que propuser o arquivamento;

§1º. O documento a ser arquivado que contenha mais de um interessado deverá ser referenciado em cada assentamento funcional individual, observados os requisitos descritos no caput deste artigo.

§2º. Os documentos que não estiverem em conformidade com este artigo serão devolvidos ao setor responsável para correção.

Art. 9º. O AFD é único por servidor, admitindo-se mais de um vínculo funcional.

§1º. O AFD pode ser criado pela Diretoria de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento e Corregedoria Geral, por ocasião do ingresso funcional e cadastramento nos quadros da DPE-TO ou mediante migração do formato físico para o digital.

§2º. Cabe à unidade que recebeu ou solicitou a nova documentação, dentre as citadas no parágrafo anterior, promover a inclusão de documentos no AFD e respectiva atualização.

§3º. Os documentos dos beneficiários de pensão farão parte do AFD do instituidor da pensão.

Art. 10. Os documentos de caráter sigiloso da Corregedoria Geral terão seu acesso restrito.

Art. 11. O AFD será implementado conforme cronograma a ser estabelecido por seus gestores, com a adoção das seguintes providências:

I - digitalização dos documentos funcionais contidos nos assentamentos funcionais físicos;

III - inclusão de novos documentos funcionais produzidos ou capturados eletronicamente no SEI e ODIN, após a implantação do AFD.

Parágrafo único. A implantação de que trata este artigo deverá observar a seguinte ordem de prioridade:

III - servidores removidos, em exercício provisório, requisitados, cedidos e servidores sem vínculo com a Administração Pública nomeados para ocupar cargo em comissão, que estejam em exercício na DPE-TO;

V - ex-membros e ex-servidores do quadro (falecidos, demitidos, exonerados ou que solicitaram vacância por posse em outro cargo público inacumulável), bem como servidores removidos, em exercício provisório, requisitados e cedidos que já retornaram a seus órgãos de origem, e servidores sem vínculo com a Administração Pública nomeados para ocupar cargo em comissão que já foram exonerados.

Art. 12. A Diretoria de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento fica responsável por conduzir os procedimentos técnicos e operacionais para execução do processo de digitalização dos assentamentos funcionais físicos e pela inclusão dos natos digitais, bem como para expedir os atos disciplinadores de tais procedimentos.

§1º. Após a digitalização de que trata o caput, os assentamentos funcionais físicos serão encerrados, recebendo Termo de Encerramento constante do Anexo Único deste Ato e deverão ser transferidos para o Arquivo da Defensoria Pública determinado para sua preservação e guarda, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTD).

§2º. Todo documento físico alocado em local diverso da pasta funcional física e que se encontre na Tabela Única de Documentos Funcionais (TUDF) deverá ser digitalizado e inserido no AFD pela Diretoria de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento.

§ 3º. A digitalização dos assentamentos funcionais físicos também poderá ser realizada com o auxílio de serviços de terceiros, mediante regular processo de contratação e realização das despesas públicas.

§ 4º. O prazo de guarda e a destinação das pastas funcionais seguirão os critérios estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD).

Art. 13. É obrigatória a digitalização e inserção de toda documentação referente à carreira e histórico funcional no AFD e seu respectivo sistema.

§1º. Fica vedada a impressão de documentos natos digitais produzidos pelos sistemas de gestão, bem como a guarda e o arquivamento de documentos físicos nas unidades, e, ainda, o arquivamento na forma não digital de novos documentos funcionais, devendo ser utilizado exclusivamente o AFD como repositório destes.

§2º. Documentos localizados posteriormente à digitalização dos assentamentos funcionais físicos, com data de emissão anterior à vigência deste Ato Conjunto, deverão seguir as orientações constantes dos artigos 4º e 5º deste Ato Conjunto.

§3º. As pastas funcionais serão arquivadas no momento da digitalização, utilizando-se para esse fim o Termo de Encerramento constante do Anexo Único deste Ato Conjunto, que será obrigatoriamente o último documento do assentamento funcional físico.

Art. 14. Nos casos em que o procedimento administrativo exigir a apresentação de documento físico específico, será permitida a sua guarda pela unidade competente, sem prejuízo da obrigatoriedade de sua inserção no AFD.

§ 1º. Na hipótese prevista no caput deste artigo, os documentos devem ser classificados, arquivados e mantidos nos termos da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTD) vigente na instituição.

§ 2º. Os servidores cedidos deverão apresentar a documentação necessária para formação do AFD, conforme rol previsto em norma expedida pela Defensoria Pública Geral.

Art. 15. Os documentos funcionais digitalizados a serem inseridos no AFD deverão estar no formato PDF/A, OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), atendendo às disposições do art. 3º da Lei nº 12.682, de 09 de julho de 2012.

Parágrafo único. O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital.

Art. 16. A Diretoria de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento, em conjunto com a Corregedoria Geral promoverão a capacitação de servidores para a operacionalização do AFD.

Art. 17. Compete à Defensoria Pública Geral, mediante indicação da Diretoria Geral, instituir a Comissão de Trabalho do Projeto de Assentamento Funcional Digital (AFD), a qual deverá apresentar minuta da Tabela Única de Documentos Funcionais (TUDF) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTD).

Art. 18. Os documentos funcionais inéditos apresentados pelos membros e servidores a partir da vigência deste Ato Conjunto deverão atender às suas disposições e sua tramitação observará os seguintes procedimentos:

I - o documento avulso original ou cópia autenticada administrativamente ou em cartório será digitalizado, anexado ao AFD, observadas as normas estabelecidas neste Ato, e devolvido ao interessado;

II - o documento avulso original ou cópia autenticada administrativamente ou em cartório, disponibilizado para posterior digitalização e anexação a processo digital ou integração em fluxo de trabalho informatizado, será recebido, classificado e arquivado, observada a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTD);

III – a unidade que receber o documento fará a conferência da cópia com sua via original, efetuando, sendo o caso, sua autenticação administrativa, com registro do horário de recebimento no protocolo, seguindo-se a imediata devolução ao interessado;

IV - realizada a digitalização e anexação ao AFD, os documentos originais eventualmente retidos e/ou as cópias simples autenticadas poderão ser descartadas ou disponibilizadas para devolução ao interessado, a critério do órgão ou unidade;

Art. 19. Os documentos digitais existentes em sistemas de processo eletrônico, previstos na Tabela Única de Documentos Funcionais (TUDF), deverão ser inseridos no AFD.

I - manter a cautela necessária na utilização do AFD, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações inseridas no sistema;

III - cumprir os regulamentos que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do AFD.

§1º. O usuário do AFD deverá certificar a data, horário, matrícula funcional e assinatura digital, além de expor o motivo que ensejou a necessidade do manuseio ou alteração.

§2º. A utilização indevida do AFD implica na responsabilidade do usuário, sujeitando-o às sanções administrativas, civis e penais cabíveis.

Art. 21. O acesso à informação constante do assentamento funcional deverá ser disponibilizado, quando solicitado, ao respectivo servidor.

Parágrafo único. Em se tratando de pedido para acesso ao AFD encaminhado por órgão diverso da Corregedoria Geral ou Diretoria de Gestão de Pessoas, este deverá ser feito diretamente pela Coordenação de Recursos Humanos, com a devida fundamentação, por meio de sistema informatizado, quando houver.

Art. 22. Os documentos funcionais originais não relacionados na Tabela Única de Documentos Funcionais (TUDF), existentes no Assentamento Funcional Físico dos membros e servidores antes da vigência deste Ato, deverão disponibilizadas para devolução ao interessado, mediante termo de recebimento lavrado pela Diretoria de Gestão de Pessoas e Folha de Pagamento ou Corregedoria Geral.

Art. 23. Além das disposições previstas neste Ato, as atividades nele previstas observarão as regras e princípios inerentes à legislação de acesso à informação e proteção de dados pessoais.

GABINETE DA DEFENSORA PÚBLICA-GERAL E DA CORREGEDORA-GERAL DA DEFENSORIA PÚBLICA DO ESTADO DO TOCANTINS.

Certifico que os documentos funcionais referentes ao assentamento funcional de _____________________________________________________________

_______________________________________________________________, CPF nº _____________________________ foram devidamente digitalizados e registrados no Sistema de Gestão do Assentamento Funcional Digital – AFD desta Defensoria Pública do Estado do Tocantins.

A partir desta data, fica encerrado o assentamento funcional físico na folha ________________________, que correspondente ao documento ______________________________________________________________________________________________________________________________. (descrever o documento)

Todos os novos documentos funcionais serão registrados exclusivamente por meio digital no AFD.

O presente Termo, foi afixado ao final do Assentamento Funcional Físico, que deve ser encaminhado para arquivamento.

Documento assinado eletronicamente por Arassonia Maria Figueiras, Corregedor(a) Geral, em 02/09/2024, às 10:23, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Estellamaris Postal, Defensor Público Geral, em 03/09/2024, às 16:59, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.defensoria.to.def.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0 informando o código verificador 0919241 e o código CRC 636FB863.